Für unsere Pilotorganisationen · Stand 12. Oktober 2026
Vom Nachweisen zum Steuern.
FörderFlow bringt Ihre Fördermittel an einen Ort. Heute sehen Sie, was Sie haben und wofür es ausgegeben wurde. Als Nächstes greifen Sie ein, bevor etwas schiefgeht. Am Ende steht die Frage, die für Ihre Organisation zählt: Wie viele Eigenmittel binden Sie unnötig?
Die Reise
Drei Stufen, eine Richtung
Jede Stufe baut auf der vorherigen auf. Transparenz ohne saubere Daten gibt es nicht, Steuerung ohne Transparenz auch nicht — und Eigenmittel lassen sich erst optimieren, wenn beides steht.
Transparenz
Hier stehen Sie heuteEin Ort statt zwölf Excel-Dateien. Jede Buchung trägt ihre Kostenart, ihre Kostenstelle und ihre Maßnahme. Der Verwendungsnachweis entsteht aus den Daten, nicht aus einer Nacht Handarbeit.
Steuerung
Beginnt jetztDie Software meldet sich, bevor es weh tut: Unterausschöpfung im November, Refinanzierungslücke bei einer Stelle, Frist in acht Tagen, dieselbe Stunde zweimal verplant. Sie entscheiden, statt zu reagieren.
Eigenmittel optimieren
Das ZielWenn jede Stunde und jeder Euro dort verrechnet sind, wo sie hingehören, sinkt der Eigenanteil. Szenarien zeigen vorab, was eine Tarifsteigerung oder eine neue Stelle wirklich kostet — und was sie refinanziert.
Rundgang
Was heute schon in FörderFlow steckt
Acht Bereiche aus der laufenden Software. Alle Ansichten stammen aus einer Demo-Organisation, nicht aus Ihren Daten.
Der Blick am Morgen
Täglich › Übersicht
Vier Zahlen beantworten die Frage, mit der der Tag anfängt: Wie viel ist bewilligt, wie viel ist weg, wie viel ist gebunden, und was davon tragen wir selbst.
- Gesamtvolumen, Verbrauch, reservierte Mittel und Eigenanteil des Haushaltsjahres
- Aktive Maßnahmen mit Verbrauchsbalken — die rote Maßnahme sehen Sie sofort
- Nächste Fristen mit Countdown: Mittelabrufe, Zwischennachweise, Laufzeitenden
Jeder Beleg an seinem Platz
Täglich › Transaktionen
Kontoauszug, Buchhaltung oder Kostenrechnung fließen hier zusammen. Ein Fortschrittsbalken zeigt jederzeit, wie viel schon zugeordnet ist — und was noch wartet.
- Kostenart und prozentualer Kostenstellen-Split direkt in der Zeile
- Filter nach offen, kategorisiert, zugeordnet, abgeschlossen
- Import per CSV, DATEV-Anbindung und eine eigene Kassenbuch-Ansicht für die Barkasse
Die Maßnahme als Ganzes
Verwaltung › Fördermaßnahmen
Bescheid, Förderregeln, Finanzplan, Mehrjährigkeit, Positionszuordnung und Nachweise liegen als Reiter an einer Stelle. Und die Software rechnet mit, wohin das Jahr läuft.
- Jahresendprognose warnt vor Unterausschöpfung, lange bevor der Bescheid ausläuft
- Compliance-Risiko als Kennzeichen an der Maßnahme selbst
- Soll/Ist je Finanzplanposition — bewilligt gegen tatsächlich verwendet
Wer arbeitet wie viel für welches Projekt
Personal › Stellenplan
Die Wochenstunden jeder Person über alle Kostenstellen hinweg, zu jedem Stichtag. Die Ampel rechts vergleicht Verplantes mit dem Vertrag.
- Doppelförderungs-Ampel: OK, unterbelegt oder über der vertraglichen Zeit
- Geplante Zuweisungen mit Startdatum, auch Vertretungen
- Stichtagsansicht — der Stellenplan von Mai ist nachvollziehbar, nicht überschrieben
Die Lücke sehen, bevor sie weh tut
Personal › Lohnkosten & Refinanzierung
Hier steht die Zahl, um die es am Ende geht: Wie viel von den Personalkosten trägt ein Förderer — und wie viel bleibt an Ihrer Organisation hängen.
- Refinanzierungsgrad je Mitarbeitender und je Maßnahme, nicht nur als Summe
- Lücke in Euro, ausgewiesen als das, was sie ist: Ihr Eigenanteil
- Vier Sichten auf dieselben Daten — Refinanzierung, pro Periode, pro Projekt, Soll-Planung
TVöD ohne Excel
Verwaltung › Tarif-Register
Das Tarifwerk liegt vollständig im System — mit Gültigkeitszeiträumen statt Jahresdateien. Steigt der Tarif, wechseln die Mitarbeitenden automatisch mit.
- Entgelttabelle über alle Entgeltgruppen und Stufen
- Stufen-Regeln, Gültigkeits-Zeitstrahl und Progressionen als eigene Reiter
- Quelldokumente am Tarif hinterlegt — bei der Prüfung liegt der Beleg daneben
Was wäre, wenn
Planung & Liquidität › Personal-Szenarien
Tarifsteigerung, Stundenaufstockung, Neueinstellung — durchgerechnet gegen die laufende Prognose, ohne dass Sie an den echten Daten etwas ändern.
- Jedes Szenario zeigt seine Wirkung als Differenz in Euro
- Mehrere Szenarien nebeneinander vergleichen
- Ein Szenario lässt sich übernehmen, wenn aus dem Gedankenspiel eine Entscheidung wird
Wann wird es eng
Planung & Liquidität › Liquiditätsplanung
Eine rollierende Zwölf-Monats-Vorschau je Bankkonto. Sie schalten um zwischen gesicherten, geplanten und unsicheren Einnahmen und sehen sofort, was das mit dem Endstand macht.
- Niedrigster Endstand im Planjahr, gegen Ihre Mindestreserve geprüft
- Sichten nach Bankkonto, Fördermaßnahme, Kostenstelle oder Fördergeber
- Eigener Reiter für die Erstattungsverzögerung — für alle, die auf ESF-Mittel warten
Funktionsumfang
Alles, was bereits da ist
Die vollständige Navigation der Software. Was Sie sehen, hängt von Ihrer Rolle und den freigeschalteten Modulen ab — mehr steckt aber schon drin.
Täglich
- Übersicht
- Transaktionen
- Review-Inbox
- Fristen
- Budgetabweichungen
- Prüfungen inkl. Doppelförderung
Monatlich
- Lohnimport
- PCM-Abrechnung
- Mittelabrufe
- Buchungsregeln
- VWN-Bericht
Planung & Liquidität neu
- Liquiditätsplanung
- Einnahmenplanung
- Budgetplanung
- Deckungsgrad
- Personalkostenprognose
- Personal-Szenarien
Personal
- Mitarbeitende
- Stellenplan
- Lohnkosten & Refinanzierung
- Abwesenheiten
- Bonusvorlagen
- Protokoll
Verwaltung
- Fördermaßnahmen
- Kostenstellen
- Kostenarten
- Haushaltsjahre
- Bank- & Kassenkonten
- Umlage einrichten
- Tarif-Register
- PCM-Einstellungen
- Migration
Roadmap
Was als Nächstes kommt
Die Reihenfolge steht. Den Umfang je Zeitfenster stimmen wir in den Release-Sessions gemeinsam ab. Abschnitte lassen sich aufklappen.
Seit August Zahlen, die vor dem Zuwendungsgeber bestehen Im Einsatz ›
- Die Lohnabrechnung ist die Quelle, nicht das Buchungsjournal Personalkosten kommen aus Ihrem Personalsystem. Damit rechnet der Nachweis mit echten Arbeitgeberbrutto-Beträgen statt mit kalkulierten Faktoren — und Rückstellungen für Urlaub und Überstunden, die kein Förderer erstattet, bleiben draußen.
- Verwendungsnachweis nach Finanzierungsart Anteil-, Festbetrags- und Fehlbedarfsfinanzierung werden getrennt gerechnet. Ein Festbetrag wird gedeckelt, beim Fehlbedarf gehen Eigen- und Drittmittel vorab ab.
- Umlage auf förderfähige Kostenarten begrenzen Eine Gebäudekostenstelle verteilt Miete, Energie und Reinigung — die Abschreibung auf derselben Kostenstelle bleibt aus dem Topf.
Jetzt Gebaut — und wir brauchen Ihren Blick darauf Im Test ›
- Vorzeichen in der Mittelverwendung Stornos, Korrekturen und Erstattungen reduzieren die Mittelverwendung, statt sie zu erhöhen.
- Lohnbüro-Export mit der richtigen Brutto-Größe Wahlweise Arbeitnehmer- oder Arbeitgeberbrutto, je nachdem, was Ihr Lohnbüro braucht.
- Mittelabruf ohne Sackgassen Ein neuer Abruf startet als „angelegt“, das Haushaltsjahr bleibt korrigierbar, und „verwendet“ lässt sich zurücknehmen.
- Tarifsteigerungen ab jedem Monat Nicht mehr nur zum Januar — eine Erhöhung im April oder Juli schlägt zum richtigen Zeitpunkt durch.
- Verträge und Stammdaten in Ordnung bringen „Vertrag ändern“ funktioniert auch ohne hinterlegten Vertrag, und falsch angelegte Mitarbeitende oder Tarife lassen sich löschen, solange keine Daten daran hängen.
Oktober Ihre Daten kommen herein — aus jeder Quelle In Arbeit ›
- Gehaltsdaten aus jeder Quelle, zuverlässig PDF-Lohnjournal, DATEV-Export oder Excel/CSV. Formate, die heute stillschweigend leer durchlaufen, sollen entweder sauber ankommen oder klar sagen, welche Zeile warum nicht passt.
- Förderfähige Gehaltsbestandteile je Maßnahme Welche Zulagen und Sachbezüge ein Zuwendungsgeber anerkennt, stellen Sie je Maßnahme ein. Nicht förderfähige Bestandteile fließen dann gar nicht erst in den Nachweis.
- Transaktionen nach Ihrem Datenprofil Kleinere Häuser arbeiten mit dem Bankauszug, größere mit der Buchhaltung oder der Kostenrechnung. FörderFlow stellt sich darauf ein statt umgekehrt.
- Geldeingang zum Mittelabruf Abgerufen, eingegangen, verwendet — der Status zeigt endlich, ob das Geld auch angekommen ist.
November Sie richten selbst ein — und die Oberfläche wird neu Geplant ›
- Self-Service-Einrichtung Organisation, Kostenstellen, Maßnahmen und Nutzer selbst anlegen und ändern, geführt durch den Ersteinrichtungs-Assistenten.
- Neue Oberfläche Klarere Navigation und überarbeitete Bildschirme für die Arbeit, die Sie täglich machen. Läuft parallel zur Fachentwicklung, ohne sie auszubremsen.
- Lohnkosten auf den Cent Rundungsdifferenzen zwischen Zuordnung und Abrechnungsbogen verschwinden, und importierte Ist-Werte schlagen den kalkulierten Arbeitgeberfaktor.
Dezember Das große Bild über alle Förderer Geplant ›
- Refinanzierungsübersicht je Kostenstelle Bewilligt, zugeordnet, refinanziert — über alle Zuwendungsgeber hinweg, inklusive der Lücke, die Eigenmittel schließen müssen. Das ist die Ansicht, auf die Stufe 3 hinausläuft.
- Mittelabrufe im Griff Nach Förderer gruppieren, wiederkehrende Abrufe kopieren, die Frist für die Zuwendungsbestätigung im Blick behalten.
- ESF-Auszahlungsvariante Bundesanteil auf Abruf, ESF-Anteil erst nach der anerkannten Ausgabenerklärung — der Liquiditätsplan rechnet das dann richtig.
2027 Weiter auf Stufe 3 Ausblick ›
- Mehrjährige Maßnahmen mit Jahresscheiben Sauberer Übertrag über die Haushaltsgrenze hinweg, ohne Parallelrechnung in Excel.
- Automatischer Kontoabruf Umsätze kommen von selbst, statt monatlich als CSV hochgeladen zu werden.
- Fragen an den Bescheid Eine Antwort mit Ziffer und Seitenzahl, statt vierzig Seiten Nebenbestimmungen zu durchsuchen.
- Zuordnung, die mitlernt Regeln, die aus Ihren bisherigen Entscheidungen entstehen, statt aus einer Konfigurationsmaske.
Einladung
Release-Sessions ab Oktober
Ab Oktober zeigen wir die neuen Funktionen live — gemeinsam mit allen Pilotorganisationen. Wir gehen durch, was im Test ist, und priorisieren anschließend zusammen, was als Nächstes gebaut wird. Beide Termine haben denselben Inhalt, einer genügt.
Mittwoch, 21. Oktober
16:00 Uhr
Donnerstag, 22. Oktober
16:00 Uhr
Die Kalendereinladung kommt separat. Sagen Sie uns gern kurz, welcher Termin Ihnen besser passt.